Supplier Terms

Die folgenden Regeln ergänzen und spezifizieren die im Partnervertrag zwischen Fit Reisen/Lotus Travel und dem Partnerhotel getroffenen Vereinbarungen.

§1 – Leistungsumfang

Der Partner ist verpflichtet, die gebuchten Leistungen gegenüber dem Gast vertragsgemäß zu erbringen. Maßgeblich sind die in der Buchung enthaltenen Angaben (insbesondere zu Zimmerkategorie und gebuchtem Programm) in Verbindung mit der zum Zeitpunkt der Buchung gültigen und zwischen den Parteien abgestimmten Leistungsbeschreibung gemäß Ausschreibung (insbesondere Fit Reisen-Website). Wesentliche Änderungen am Leistungsumfang bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Fit Reisen.

§2 – Informationspflicht

Der Partner hat Fit Reisen unverzüglich über alle Umstände zu informieren, die geeignet sind, die Leistungserbringung oder den Aufenthalt der Gäste nicht nur unerheblich zu beeinträchtigen, und zwar so rechtzeitig, dass Fit Reisen erforderliche Maßnahmen gegenüber den Gästen treffen kann. Dies gilt insbesondere für Bau- oder Renovierungsarbeiten, Einschränkungen oder Schließungen von Einrichtungen (z. B. Spa-, Wellness-, Gastronomie- oder Freizeiteinrichtungen), wesentliche Änderungen der Ausstattung sowie erhebliche Beeinträchtigungen im Umfeld des Hotels.

§3 – Haftung

Der Partner haftet für die ordnungsgemäße Leistungserbringung gegenüber dem Gast und stellt Fit Reisen von allen berechtigten Ansprüchen frei, die aus einer von ihm zu vertretenden Schlechtleistung entstehen. Fit Reisen darf entsprechende Forderungen mit Zahlungsansprüchen des Partners verrechnen. Der Partner haftet zudem unmittelbar gegenüber dem Gast für Personen- und Sachschäden, die durch ihn, sein Personal oder seine Einrichtungen schuldhaft verursacht werden. Einschränkungen, die der Partner selbst zu vertreten hat – insbesondere Baumaßnahmen, Schäden oder Mängel an Räumlichkeiten und Einrichtungen, Einschränkungen im Spa- und Anwendungsbereich sowie Überbuchungen – sowie hierauf beruhende Reisemängel im Sinne der §§651i ff. BGB begründen eine Schadensersatzpflicht des Partners gegenüber Fit Reisen in Höhe des vertragstypischen, vorhersehbaren Schadens. Eine Berufung auf höhere Gewalt ist in diesen selbst zu vertretenden Fällen ausgeschlossen, da es sich hierbei begrifflich nicht um höhere Gewalt handelt. Für mittelbare Schäden und Folgeschäden haftet der Partner nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

§4 – Preise

Die vom Partner übermittelten Preise sind Gesamtpreise inklusive aller Steuern und Abgaben. Ausgenommen ist die vor Ort zu entrichtende Ortstaxe. Preisänderungen werden erst nach schriftlicher Bestätigung durch Fit Reisen wirksam.

§5 – Content-Bereitstellung

Der Partner stellt Fit Reisen alle für Vermarktung und Buchung erforderlichen Informationen – insbesondere Preise, Verfügbarkeiten, Programme und Leistungsbeschreibungen – eigenständig und aktuell zur Verfügung. Fit Reisen plant, Hotels mindestens 270 Tage im Voraus buchbar zu halten; der Partner stellt sicher, dass alle erforderlichen Inhalte und Preise hierfür rechtzeitig und vollständig vorliegen. Kommt der Partner dieser Pflicht trotz Aufforderung nicht nach, darf Fit Reisen die zuletzt übermittelten Daten weiterverwenden.

§6 – Marketingbudget

Vereinbarte Marketingbudgets verfallen am Ende des jeweiligen Budgetzeitraums und können nicht übertragen werden. Der Budgetzeitraum entspricht dem vertraglich vereinbarten Zeitraum, nicht zwingend dem Kalenderjahr.

§7 – Stornierungsbedingungen

Der Partner darf Fit Reisen in begründeten Fällen ein Stornierungsentgelt in Rechnung stellen, wenn eine Buchung durch den Gast storniert wird. Das Stornierungsentgelt darf weder höher als der tatsächlich entstandene Schaden sein, noch darf es die nachfolgende Staffel übersteigen. Die Prozentwerte beziehen sich auf den vereinbarten Einkaufspreis.

Touristische Einzelleistungen: bis 30 Tage vor Reiseantritt 25 %, bis 22 Tage 30 %, bis 15 Tage 45 %, bis 8 Tage 60 %, bis 4 Tage 70 %, bis 2 Tage 85 %, ab dem Vortag und bei Nichtantritt 90 %.

Kreuzfahrten: bis 31 Tage vor Reiseantritt 40 %, bis 30 Tage 60 %, bis 24 Tage 70 %, bis 17 Tage 80 %, bis 10 Tage 85 %, ab dem 3. Tag vor Reiseantritt und bei Nichtantritt 90 %.

§8 – Höhere Gewalt

Bei höherer Gewalt – insbesondere Naturkatastrophen, Krieg, Pandemien, Reisewarnungen, Luftraumsperrungen oder vergleichbaren außergewöhnlichen Ereignissen – kann Fit Reisen betroffene Buchungen kostenfrei stornieren oder umbuchen. Dies gilt auch, wenn die Durchführung der Reise aufgrund außergewöhnlicher Umstände, die außerhalb des Einflussbereichs von Fit Reisen liegen, erheblich erschwert oder beeinträchtigt wird, insbesondere bei Störungen des Flugverkehrs oder vergleichbaren Ereignissen. Bereits bezahlte, nicht erbrachte Leistungen erstattet der Partner. Weitergehender Schadensersatz ist in diesen Fällen beidseitig ausgeschlossen.

§9 – Datenschutz

Der Partner verarbeitet von Fit Reisen übermittelte Gästedaten ausschließlich zur Leistungserbringung und hält die geltenden Datenschutzvorschriften (insbesondere DSGVO) ein. Eine Nutzung zu eigenen Werbezwecken ist ohne ausdrückliche Einwilligung des Gastes unzulässig. Der Partner verarbeitet die Gästedaten als eigenständig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag ist nicht erforderlich.

§10 – Bild- und Nutzungsrechte

Die Nutzungsrechte an bereitgestellten Inhalten (Bilder, Texte, Marketingmaterial) sind im Partnervertrag geregelt. Der Partner stellt Fit Reisen von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung bereitgestellter Inhalte entstehen.

§11 – Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Der Partner hält alle für seinen Betrieb geltenden gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Auflagen ein und informiert Fit Reisen unverzüglich über relevante Änderungen seiner Betriebszulassung.

§12 – Bankgebühren

Bank-, Überweisungs- und Währungsgebühren trägt jeder Vertragspartner selbst.

§13 – Geltung, Laufzeit & Änderungen

Die Supplier Terms gelten ausschließlich; entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Partners werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn Fit Reisen ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Laufzeit und Kündigung richten sich nach dem Partnervertrag. Fit Reisen kann diese Supplier Terms mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen in Textform (z. B. per E-Mail an die im Partnervertrag hinterlegte Kontaktadresse) anpassen. Widerspricht der Partner nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf die Rechtsfolgen eines Widerspruchs wird in der Änderungsmitteilung ausdrücklich und in hervorgehobener Form hingewiesen. Von diesem Schweigen-Mechanismus ausgenommen sind Änderungen wesentlicher Hauptleistungspflichten (insbesondere Provisionshöhe, Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen und Vergütungsmodell); solche Änderungen bedürfen stets der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Partners.

Frankfurt, September 2026

Lotus Travel

Eine Marke der Fit Reisen GmbH

Ferdinand-Happ-Str. 28, 60314 Frankfurt am Main Telefon +49 (0) 89 2020 8990, E-Mail: info@lotus-travel.com, Internet: www.lotus-travel.com

Geschäftsführer: Dr. Nils Asmussen, Claudia Wagner

Handelsregistereintragung: Frankfurt/Main HRB 14905

The following terms specify the agreements concluded in the Partnership contract between Fit Reisen GmbH/Lotus Travel and its “Partners”.

§1 – Scope of Services

The Partner is obliged to provide the services booked by the guest in accordance with the contract. The booking details (in particular room category and booked program), together with the service description valid at the time of booking and agreed between the Parties pursuant to the published offer (in particular on the Fit Reisen website), are binding. Any material changes to the scope of services require the prior written consent of Fit Reisen.

§2 – Duty to Inform

The Partner must immediately inform Fit Reisen of any circumstances likely to significantly impair the provision of services or the guests’ stay and must do so sufficiently in advance to enable Fit Reisen to take the necessary measures towards the guests. This applies in particular to construction or renovation works, restrictions or closures of facilities (e.g. spa, wellness, gastronomy or leisure facilities), significant changes to equipment or furnishings, as well as substantial impairments in the vicinity of the hotel.

§3 – Liability

The Partner is liable for the proper provision of services to the guest and must indemnify and hold Fit Reisen harmless against all justified claims arising from any defective performance for which the Partner is responsible. Fit Reisen is entitled to set off such claims against any payment claims of the Partner. Furthermore, the Partner is directly liable towards the guest for personal injury and property damage culpably caused by the Partner, its employees, or its facilities. Any restrictions for which the Partner is responsible – in particular construction works, damage or defects affecting rooms or facilities, restrictions in spa or treatment areas, as well as overbookings – as well as travel defects arising therefrom pursuant to §§651i et seq. of the German Civil Code (BGB) – give rise to a liability for damages towards Fit Reisen in the amount of the typical, foreseeable damage. In such self-caused cases, reliance on force majeure is excluded, as these do not, by definition, constitute force majeure. For indirect and consequential damages, the Partner is liable only in cases of intent or gross negligence.

§4 – Rates

Prices submitted by the Partner are total prices inclusive of all taxes, duties, and charges, with the sole exception of any local tourist tax payable on site. Price changes become effective only upon written confirmation by Fit Reisen.

§5 – Content Provision

The Partner must independently provide Fit Reisen with all information required for marketing and booking purposes – in particular prices, availability, programs, and service descriptions – in an up-to-date and timely manner. Fit Reisen intends to make hotels bookable at least 270 days in advance. The Partner must ensure that all required content and pricing information is provided completely and in due time for this purpose. If the Partner fails to comply with this obligation despite a prior reminder, Fit Reisen is entitled to continue using the most recently provided information.

§6 – Marketing Budget

Any agreed marketing budgets expire at the end of the respective budget period and may not be carried over. The budget period corresponds to the contractually agreed period and does not necessarily coincide with the calendar year.

§7 – Cancellation Policy

In justified cases, the Partner may invoice Fit Reisen a cancellation fee where a booking is cancelled by the guest. The cancellation fee may neither exceed the actual damage incurred nor the scale set out below, whichever is lower. The percentages refer to the agreed purchase price.

Tourist individual services: up to 30 days prior to arrival 25 %, up to 22 days prior to arrival 30 %, up to 15 days prior to arrival 45 %, up to 8 days prior to arrival 60 %, up to 4 days prior to arrival 70 %, up to 2 days prior to arrival 85 %, from the day before arrival and in case of no-show 90 %.

Cruises: up to 31 days prior to arrival 40 %, up to 30 days prior to arrival 60 %, up to 24 days prior to arrival 70 %, up to 17 days prior to arrival 80 %, up to 10 days prior to arrival 85 %, from 3 days prior to arrival and in case of no-show 90 %.

§8 – Force Majeure

In cases of force majeure – in particular natural disasters, war, pandemics, travel warnings, airspace closures, or comparable extraordinary events – Fit Reisen may cancel or rebook affected bookings free of charge. This also applies where the performance of the trip is significantly hindered or impaired due to extraordinary circumstances beyond the control of Fit Reisen, in particular disruptions to air traffic or comparable events. The Partner must refund any payments already made for services not rendered. Any further claims for damages are excluded for both Parties in such cases.

§9 – Data Protection

The Partner processes guest data transmitted by Fit Reisen exclusively for the purpose of providing the booked services and must comply with all applicable data protection laws, in particular the GDPR (General Data Protection Regulation). The use of such data for the Partner’s own advertising purposes is not permitted without the guest’s explicit consent. The Partner processes the guest data as an independent controller within the meaning of the GDPR; a separate data processing agreement is not required.

§10 – Image and Usage Rights

The rights of use with respect to provided content (images, texts, marketing materials) are governed by the Partner Agreement. The Partner must indemnify and hold harmless Fit Reisen from and against any third-party claims arising from the use of content provided by the Partner.

§11 – Compliance with Legal Requirements

The Partner must comply with all applicable statutory provisions and official regulations relating to its business operations and must immediately inform Fit Reisen of any relevant changes to its operating licenses or permits.

§12 – Bank Charges

Bank charges, transfer fees, and currency conversion fees are borne individually by each Party.

§13 – Applicability, Contract Term and Amendments

These Supplier Terms shall apply exclusively; any conflicting, deviating or supplementary terms and conditions of the Partner shall not become part of the contractual relationship, even if Fit Reisen does not expressly object to them. The contract term and termination are governed by the Partner Agreement. Fit Reisen may amend these Supplier Terms by giving six (6) weeks’ prior notice in text form (e.g. by email to the contact address specified in the Partner Agreement). Unless the Partner objects within four (4) weeks of receipt of the amendment notice, the amendments are deemed accepted. The amendment notice shall expressly and prominently draw attention to the legal consequences of failing to object. This silence-based mechanism does not apply to amendments of material principal obligations (in particular the level of commission, the contract term, notice periods, and the remuneration model); such amendments always require the Partner’s express written consent.

Frankfurt, September 2026

Lotus Travel

A brand of Fit Reisen GmbH

Ferdinand-Happ-Str. 28, 60314 Frankfurt am Main, Germany, Tel. +49 (0) 89 2020 8990, E-Mail: info@lotus-travel.com, Web: www.lotus-travel.com

Managing directors of the company : Dr. Nils Asmussen, Claudia Wagner

Handelsregistereintragung: Frankfurt/Main HRB 14905